"Деловая корреспонденция"

Статья ниже написана не мною. "Деловая корреспонденция" или "Как не выглядеть дураком, в глазах иностранных деловых партнеров."Каждому более менее продвинутому продавцу в определенный момент его работы приходится вести так называемую деловую переписку с иностранными компаниями, фирмами, и т. д., а задумывались ли вы как много значит внешний вид вашего письма и его форма? Как написать письмо так, что бы человек с которым вы переписываетесь составил о вас мнение как о деловом, знающем свое дело, солидном бизнесмене или солидной фирме, даже если на самом деле вы Вася из города Урюпинска. Именно что бы вы не попали впросак и в письме в банк не приписали где нибудь Hello. How a u?, я решил написать эту статью в которой хочу немного рассказать о форматах деловых писем в европе и сша. Значительная часть статьи представляет собой перевод одной из глав учебника, одного из английских университетов, так же я добавил свои замечания и наблюдения,основанные на жизненом опыте. Если статья придется кстати, и понравится вам, тогда я могу написать еще одну в которой рассмотрю эти вопросы более подробно, а так же могу добавить информацию о специфичной переписке, например о банковской. Прошу заметить что здесь, как и в любом деле есть свои ньюансы и все написаное мной не является истиной в высшей интсанции, но так, или иначе, если вы будете следовать рекомендациям в этой статье, то ваше письмо поймут и, самое главное!, оценят во всем деловом мире.Итак приступим.Существует много различных форм написания деловых писем, тут я приведу самую стандартную, ту, которая встречается повсеместно.Внешний вид письма____|Заголовок | THE BANK OF NEW YORK||Указание на ссылку / дата |Ref: 615/21 1st October 2002||Наименование и адрес получателя |The National Bank Limited|PO Box 34|13 Church Street|London EC3 3AE|||Указание фамилии должностного |Attention: Mr John Jonesлица к которому относится письмо ||Вступительное обращение |Dear Mr Jones||Указание на общее содержание письма |Re: P/O no.||Основной текст письма |Thank you for your letter of 19th September.|......|We looking forward to hearing from you favourebly.||Заключительная формула вежливости |Yours sincerely||Подпись |W.Jonhson|Manager|Указание на приложения |Encl.:__Теперь подробно о каждой части письма.1. ЗаголовокЕсли вы пишете электронное письмо то, тут особо говорить не о чем, все просто : в заголовке вашего письма помещаете любую информацию о вашей фирме, образовании, это может быть просто название, можете добавить телефон, адрес, номер факса, часто в заголовок помещают кроме названия еще и торговую марку(но нас это как раз мало интересует, хотя кто знает, может быть и это пригодится).Если же вам нужно написать письмо на бумаге, то позаботесь чтобы заголовок выглядел так, как будто он придуман специально для написания подобных писем и будто вы используете бумагу с уже напечатаным заголовоком, это поднимет ваш вес в глазах получателя письма во много раз.2. Указание на ссылкуЧто такое указание на ссылку ? Это пустая формальность, которая встречается в деловой переписке фирм всегда, не видел еще делового письма без нее, видимо может использоваться для документирования переписки и легко поиска отправителя, не уверен.Я встречал две формы записи :1) Указывает на того от чего имени написано письмо и на того кто письмо непосредственно писал, в этом случае она имеет видRef: DS/MRгде DS инициалы первого, т е например DS - Donald Simpsonа MR инициалы наборщика письма(например Mary Rodgers)2) вторая форма записи Ref: 120/23цифры тут могут означать что угодно но обычно все таки первая обозначает номер письма, а вторая, как правило, номер отдела фирмы.Резюмируя - сюда можно писать что угодно главное выбирайте один из двух форматов, точно не промахнетесь3. ДатаЗдесь тоже ничего сложного. Главное помните что дада всегда распологается в одной строке с "Ref:" в противоположной(правой) части листа.Даты записываются в нескольких форматах1st October, 20021st October 20021 October 20021 Oct. 2002помните что название месяца всегда пишется с большой буквы, первая форма с запятой используется достаточно редко, как и сокращение в названии месяца, наиболее распространена вторая. Все же если вы пишете месяц с сокращением, я на всякий случай приведу принятые сокращения месяцов в английском языке(мало ли, может кто то не знает )Jan., Feb., Apr., Jul., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec. Помните что названия месяцов март(March) и июнь (June) не сокращаются НИКОГДА.Американцы записывают дату слегка по другому, обычно они используют следующую запись:October 1,2002В англии так же принимают эту форму записи, но вот чего англичане не любят и к чему относятся недоброжелательно, и что к сожалению получает все большее распространиние в штатах, так это следующий формат записи даты:09.01.2002и что характерно первые две цифры часто меняют местами, зачастую бывает не понятно где месяц, а где число, мой совет - не используйте данную форму записи.В компьютерной деловой пириписке по стандарту ISO рекомендуется писать дату в числовом формате в виде 2002-09-01(год месяц и число).Никогда не относитесь спустя рукава к написанию даты, поверьте моему опыту, на это обращают внимание, просто выберете для себя один формат и используйте его всегда, со временем станете использовать его уже не задумываясь, автоматически.4. Наименование и адрес получателяДанный раздел обычно помешается на 2 или три строки ниже "Ref:". Вообщем то формат записи адреса всегда практически такой как указан в образце письма, так же иногда добавляют перед адресом имя главы фирмы и его должность, если хотите сделать это, то до адреса припишете две строчкиИмяДолжностьтогда запись адреса будет выглядеть примерно такMr A. SmithManagerThe National Bank LimitedPO Box 3413 Church StreetLondon EC3 3AEПару слов о сокращениях Mr. и Mrs., в деловой переписке не принято ставить точки после этих сокращений, т е писать нужно Mr Mrs, без точек, это относится ко всем разделам письма.Еще один небольшой ньюанс, если вы пишите письмо на женское имя и не знает замужем она или нет, тогда следует использовать сокращение Ms перед ее именем.5. Указание фамилии должностного лица к которому относится письмоЕсли письмо отправляется в фирму какому то определнному лицу то добавляется эта строчка, иначе она попросту отсутсвует.Данный раздел может выглядеть по разному, и вообще то четкого формата его записи не существует, но я посоветую использовать один из ниже следующих:Attention: Mr John JonesFor the attention of Mr John JonesCare of Mr John JonesC/O Mr John Jones6. Вступительное обращениеЭтикет любят они это, иностранцы, советую быть тут внимательным и не допустить досадного промаха, есть несколько ньюансов о которых я расскажу.Есть много разных случаев когда вы пишете письмо, например вы пишите его в первый раз в фирму и не знаете человека с которым будете общаться, пишете просто в фирму, абстрактному лицу, или не знаете пола человека котрому адресуете письмо, для каждого из этих случаев существует своя форма записи вступительного обращения:Dear Sir, если вы не знаете имя человекаDear Sirs, если вы пишете просто в фирмуDear Sir/Madam в случае если не знаете пола человека, которому адресуете письмоDear Madam если знаете о человеке которому пишете, только то что она женщина, вам не известно ни ее имя, ни ее семейное положениеЕсли вы точно знаете имя человека которому пишете письмо и его пол, то просто используйте в обращении его имяDear Mr Jones,Dear Mrs Smith,Dear Miss Roberts,Прошу заметить, что запятая в вступительном обращении не является обязательной, используйте ее или нет по вашему желанию.Если пишете письмо в американскую фирму заменяйте Sir на Gentlemen, при этом Dear нужно опустить, Sirs заменять не обязательно, но Dear должно присутствовать.7. Указание на общее содержание письмаОбщие рекомендации таковы : в одном деловом письме может быть только одна тема, темы может не быть вообще, но ее наличие приветсвуется, перед записью темы вставляйте одно из двух определений, которая выделяет ееRe:Subject:В последнее время стали встречаться письма в которых тема присутствует, но при этом никак не выделяется ни одним из определений, в этом случае она просто располагается на пару строк ниже вступительного обращения.8. Основной текст письмаЗдесь можно говорить долго и много и при этом не сказать и малой части, в любом случае писать хорошие деловые письма эnо искусcтво, успехов в котором можно достигнуть, либо путем частой практики, либо от человека который хорошо умеет делать это, не поленитесь почитать деловую переписку, если у вас есть такая возможность.Сначала я приведу общие рекомендации, которые дает английский учебник, а потом добавлю кое что от себяДанное издание составляет такой план основного текста письма, каждому из пунктов оно советует отводить отдельный абзац1. Вводное слово2. Инструкции / просьбы / необходимая информация3. Информацию о приложениях к письму4. БлагодарностиПервый абзац очень важен, так как он задает тон всего письма, и именно с него читатель письма составляет свое первоночальное суждение о вас, там содержится общее описание темы и, может быть, ссылки на предыдущие письма.Во втором абзаце находится именно то, ради чего вы пишете письмо, т. е. оно может содержать просьбу которую вы адресуете получателю письма, ответ на его предыдущие вопросы, запрашиваемую информацию.Последние два абзаца менее важны, третий вообще встречается не всегда, только если к письму приложены какие то документы или акты, которые требуют пояснения в теле письма.Теперь добавлю немного от себя.Во первых, никогда не перегибайте с благодарностями, благодарите только тогда когда это необходимо и не слишком рьяно, просто покажите, что вы вежливый человек, не более.В деловое переписке не принято отступать на определенное количество пробелов в первой его строке, зато принято между абзацами пропускать одну две строки, оставляя их пустыми.Если письмо помещается не на одной странице, а на нескольких, то в конце первой, второй, .... (не последней) в правом нижнем углу принято писатьP.T.O. - т. е. Please Turn Over...Continued.../2В заключение к этому разделу несколько общих слов : следите что бы все в вашем письме было логично, предложения были логически связаны, что бы присутствовала только необходимая информация, не было ее переизбытка, и если вы пишете в серьезную фирму, то конечно хороший, граммотный английский ОБЯЗАТЕЛЕН.9. Заключительная формула вежливостиСнова этикетв принципе здесь можете использовать любое слово сочетание, которое вам нравится, принимая внимание, конечно, на сколько вы близки с переписчиком. Я же приведу наиболее распространненые формы и случаи когда они встречаютсяDear Sir |Dear Sirs | Yours faithfullyDear Madam |Dear Mr Jones |Dear Mrs Smith, | Yours sincerely / Sincerely yours / With all best wishesDear Miss Roberts |Для штатов:Gentlemen |Dear Sirs |Dear Mr Jones | Yours truly / Very truly yours / Cordially yours / Sincerely yoursDear Mrs Smith |Dear Miss Roberts |После выбраной вами надписи, не ставьте НИКАКИХ знаков препинания10. ПодписьРасполагается обычно на пару строк ниже заключительной формулы вежливости или отделяется от нее строкой "---------"Формат записи чаще всегоИмяДолжностьвстречается что пишут и название отдела ниже должности, бывает так что не пишут имя, а пишут просто должность и название отдела.11. Указание на приложенияЕсли к вашему письму приложены какие то документы, то в самом конце письма принято делать их опись. Кроме Encl. пишут и enc. и encl.Выглядет это все примерно так :Enc.:Bill of Exchange(1 copy)Certificate of origin(1 copy)Вот вообщем то и все что я хотел описать в статье, написание заняло несколько часов, и честно говоря написание ее изрядно меня утомило, но если будут благожелательные отклики, то я продолжу, если вас интересуют еще какие особенности переписки, или какая то специфичная переписка, пишите я опишу подробно, по крайней мере то что знаю сам. Надеюсь что статья поможет хоть кому-нибудь и 3 часа потраченые на ее написание, пропадут не просто так.P.S прошу извинения за грамматические или пунктуационные ошибки, тафталогию, какие то логические нестыковки, к сожалению под рукой нет хоршего редактора, а сам утомился настолько, что проверять не хочетсяИ для вежливости, и чтобы не терять деловую хватку:Yours faithfully----------------Blackdog (с) 2003Последний раз редактировалось: Musa (06.02.2005 6:55), всего редактировалось 1 раз